Papierloses Büro: Digital die Umwelt schonen

Wie schön wäre ein Büro ohne Papier! Keine Papierberge voller Notizen, Lieferscheinen und Rechungen mehr, keine überquellenden Papierkörbe und verstopften Kopierer. Weniger Regale voller Ordner – mehr Platz für die wichtigen Dinge im Leben. Doch ein papierloses Büro trägt nicht zu mehr Ordnung und Überblick bei, sondern schont natürlich auch die Umwelt.

Die meisten Urwaldflächen werden zwar für den Anbau von Futtermitteln für „Nutztiere“ gerodet und zerstört, doch die Produktion von Papier ist ein wichtiger (und ebenso leicht vermeidbarer) Faktor für die Zerstörung dieser wichtigen und einmaligen Lebensräume. Der aktuelle Stand der Technik ermöglicht es bereits, Dokumente digital zu erfassen und zu verarbeiten. Fast die gesamte Buchhaltung lässt sich so in manch einem Unternehmen digitalisieren.

Für wen eignet sich ein papierloses Büro?

Ein papierloses (oder zumindest papierarmes) Büro kann wohl jeder Unternehmer, Selbständige und Freiberufler führen. Es gibt mittlerweile eine große Auswahl an Anbietern, die sich auf digitalisierte Buchführung und Co spezialisiert haben. Für die papierlose Büroarbeit genügt praktisch ein Laptop mit Internetzugang. Zwar gibt es hier und da noch rechtliche Vorschriften zur gedruckten Archivierung von Unterlagen, doch selbst Rechnungen und Co lassen sich in den meisten Fällen heute komplett digital erstellen – und werden von Empfängern und Behörden anerkannt, wenn sie bestimmte Kriterien erfüllen (z. b. digitale Signatur). Wie immer gilt hier der Grundsatz: Mit der Verbreitung wächst die Akzeptanz.

Urwald: schöner als ein Stapel voller Papier Bild: Michael Cory, flickr.com (bearb.) Bildtitel: rain/forest, CC-BY

Auch die Archivierung der Dokumente kann inzwischen größtenteils digital erfolgen. Am einfachsten funktioniert das mit Buchhaltungs-Anbieter aus der „Cloud“ (also rein online-basierte Systeme mit mehrfacher Ausfall-Sicherung). Die Kosten für solche Services beginnen bei ca. 5 Euro im Monat. Mehrere Dienstleister wie Fastbill, Papierkram.de oder Lexoffice bieten entsprechende Möglichkeiten. Die digitale Buchführung ist kinderleicht und Dateien können mit Maus- und Tastendruck organisiert und durchsucht werden – kein Vergleich mit riesigen Papier-Archiven.

Ein weiterer toller Nebeneffekt der Cloud-Variante des papierlosen Büros: Man ist hierbei praktisch komplett ortsunabhängig. So kann man als „Digitaler Nomade“ durchaus auch mal von unterwegs am Strand arbeiten und Rechnungen einfach per Mail verschicken. Wenn ein Kunde auf einen Ausdruck besteht, kann übrigens einfach ein Online-Anbieter beauftragt werden, z. B. mailtoprint.de, briefauftrag.de oder Epost.de. So spart man wirklich konsequent Papier ein und schützt damit sich und die Umwelt.

Veröffentlichung: 01.10.2015

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AUTOR: KILIAN DREIßIG
Vegane Lebensweise vereint Klimaschutz, Tierschutz und Lebensqualität. Gründe genug, mich als Journalist damit zu beschäftigen.